I miei 5 consigli per la produttività

In questo articolo voglio condividere 5 consigli che possono aiutarti ad aumentare la produttività (tua o del tuo team).

Alcuni li ho studiati nei libri, quindi applicati e visti funzionare. Altri sono semplicemente mie conclusioni derivate dall’esperienza diretta.

Spero che i 5 minuti di lettura di questo articolo ti facciano risparmiare ore di lavoro al mese.

Premessa

La produttività è tutto. La produttività è il motore per lo sviluppo dell’economia.

Più un paese è produttivo più diventa ricco (infatti si misura il PIL: Prodotto Interno Lordo). Più una persona diventa produttiva più diventa ricca.

La nostra economia cresce alla velocità di crescita della nostra produttività. L’aratro ci ha resi più produttivi rispetto alla zappa, il computer ci ha resi più produttivi rispetto alla macchina da scrivere, l’evoluzione dell’uomo si deve all’aumento della sua produttività.

1 – Gran parte delle cose che fai sono in realtà inutili o possono essere delegate

C’è un libro dal titolo “4 ore alla settimana” che estremizza la prassi di delega di tutte le nostre attività, fino ad arrivare a lavorare solo 4h alla settimana.

Lo ritengo un estremo abbastanza utopico ma di certo ogni imprenditore fa molte attività che non dovrebbe fare o che potrebbe delegare.

Basta pensare all’organizzazione dell’agenda appuntamenti, della lettura delle email, della risposta ai messaggini Whatsapp insomma ho avuto a che fare con molti imprenditori impegnati, ma impegnati a fare cose che non dovrebbero fare. Dobbiamo pensare a quello che stiamo facendo prima di farlo.

Ad esempio, gran parte del nostro tempo di lavoro la perdiamo in spostamenti. Spostamenti casa-lavoro, ufficio-ufficio, scrivania-fotocopiatrice etc… Questi momenti sono stati annullati da quando ho deciso di lavorare da casa in smart working.

Insomma sta a noi decidere cosa fare e come fare il nostro lavoro ma il primo consiglio che do è: fai una lista delle cose che fai durante la giornata, compila la lista per un’intera settimana e nel weekend leggila e pensa a quali attività puoi eliminare.

2 – L’organizzazione non è una gabbia ma quello che ti libera dalla gabbia

Alcuni percepiscono l’organizzazione personale come una gabbia che ci costringe negli orari della giornata. In realtà un agenda organizzata è quella che ci libera dalla gabbia degli impegni quotidiani.

Se siamo organizzati avremo preventivamente previsto spazi di lavoro e spazi di riposo. Negli spazi di riposo non dovremmo pensare al lavoro in quanto tutto è stato organizzato nel proprio spazio e quello che dobbiamo fare sta scritto là in agenda.

Avere una lista delle attività da fare completa e aggiornata, messe in ordine di priorità, è tutto quello che ti serve per liberarti dall’ansia di dimenticare le cose e le scadenze.

3 – Dividi la giornata in 3 fasce

Non tutti i momenti della giornata sono uguali. Alcune fasce orarie sono diverse dalle altre. Ho preso questa tecnica dai team Google che dividono la giornata in 3 principali fasce orarie: me time, make time e meet time.

Nella prima fascia di ore della giornata (esempio dalle 6.00 alle 9.00) ci dedichiamo alle attività per noi stessi (o per la nostra stessa azienda). Questo tempo è chiamato me time e riguarda tutto quello che più importante dobbiamo fare per noi. Quindi ad esempio palestra, scrivere un libro, meditare, registrare delle lezioni etc… Lo facciamo per primo perchè sono attività importanti e poco urgenti che di solito non trovano spazio nelle urgenze della giornata.

Nella seconda fascia della giornata (esempio dalle 9.00 alle 15.00) ci dedichiamo alle attività di produzione, lo chiamiamo make time. Sono le ore in cui siamo più produttivi e facciamo il nostro lavoro più concentrati.

Al termine di questa fascia si passa al meet time, ultima parte della giornata (esempio dalle 15.00 alle 19.00) qui ci interfacciamo con gli altri, facciamo le chiamate e ci organizziamo per il giorno seguente. Cerchiamo quindi di non farci interrompere nelle prime due fasce orarie.

Ognuno ha diverse preferenze quando si parla di lavoro quindi queste fasce possono essere combinate diversamente ma il concetto resta uguale, dividi le 3 categorie di attività.

4 – Consegnare in ritardo non ti porta via meno tempo di essere puntuale

Molte persone sono dei ritardatari cronici. Ma quando ci rendiamo conto che in effetti chi è arrivato in ritardo non ha impiegato meno tempo di chi è arrivato in anticipo per preparare il lavoro capiamo che è tutta questione di organizzazione.

Il segreto è anticipare le attività. Se devo consegnare il lavoro venerdì cercherò di completarlo per martedì così da lasciarlo riposare un paio di giorni e ricontrollarlo giovedì.

I lavori che devo consegnare martedì li voglio completare il martedì prima e così via. Sembrerà impossibile per alcuni ma vi ricordo che si tratta di fare le stesse cose di prima, nello stesso tempo, solo anticipandole.

E per le attività da fare oggi per oggi? In quel caso dovremmo valutare bene le priorità e se veramente devono essere fatte subito dobbiamo per forze slittare (e comunicare di aver slittato) delle altre attività in agenda.

Anche consegnare in anticipo non è male come sensazione, vi consiglio di provarla qualche volta!

5 – Niente interruzioni e distrazioni

Oggigiorno i lavori richiedono sempre più un nostro impegno mentale. A differenza dei muscoli, per far produrre la mente c’è bisogno di concentrazione, di focus, insomma bisogna entrare nel famigerato “stato”.

Ricevere notifiche dal cellulare, telefonate o visite inaspettate ci fa uscire da questo stato facendoci perdere dai 20 ai 60 minuti o più per rientrarci.

Insomma, come detto nel punto 3, dovresti cercare di blindare delle fasce orarie produttive per rendere al massimo. Quando si lavora non si chatta, non si parla al telefono non si viene interrotti.

So che negli uffici questo non è facile (ed è anche il motivo per il quale preferisco lo smart working in certe situazioni) ma dobbiamo cercare di ritagliarci delle regole se vogliamo consegnare in tempo.

Conclusioni

Queste sono le cose più rilevanti sulla produttività che ho imparato in questi anni di lavoro da dipendente prima, da libero professionista poi e da imprenditore ora.

Se vuoi approfondire le tecniche per la tua gestione personale o la gestione del tuo team ti consiglio il mio percorso di formazione Remote Project Management: https://www.remote-project-management.com/

Ti ricordo che puoi anche trovare in Amazon il mio libro sullo smart working dal titolo: Remote Management.

Alla prossima.