Gestione di se stessi

Quello che fai ogni giorno, ogni settimana, ogni mese, ogni anno…segue uno schema ponderato o vivi la vita come un tappo che galleggia nel mare?

In questo articolo parliamo di organizzazione personale e la domanda che ti ho appena fatto vuole farti riflettere su quanto questa sia importante per non finire come un tappo di sughero alla deriva.

Il time management non esiste

Parlo di “gestione personale” e non di “time management” in quanto c’è ben poco da gestire del tempo. Il tempo passa inesorabilmente e sempre uguale per tutti. Quello che possiamo gestire noi sono le attività che facciamo in questo tempo.

Possiamo così scegliere di usare bene o male il nostro tempo ma esso comunque passerà e arriverà il momento in cui dovremmo fare i conti con quello che avremo scelto di farci.

Per questo conviene pianificare in anticipo le attività, per agire proattivamente e non dover solo reagire agli eventi della vita.

Vivere reattivamente o proattivamente

Vivere “reattivamente” ossia reagire agli eventi della vita senza una chiara direzione è poco funzionale al raggiungimento dei nostri obiettivi. Possono passare anni, o peggio tutta la vita, senza aver combinato un granché.

Pianificando “proattivamente” le nostre attività invece andiamo dritti verso gli obiettivi che per noi sono più importanti. Realizzando una vita piena di significato.

Se guardandoti alle spalle non vedi grandi mutamenti negli ultimi mesi o anni, se provi un senso di insoddisfazione e frustrazione, probabilmente è perché hai vissuto troppo “reattivamente”.

In questo articolo voglio condividere con te uno schema organizzativo fondamentale per definire degli obiettivi e pianificare le azioni per raggiungerli in maniera proattiva.

Definisci il tuo scopo, la tua vision e la tua mission.

Novembre e dicembre sono mesi in cui le aziende fanno la pianificazione e il budget per il nuovo anno che sta per iniziare. Ma anche noi, come singole persone, dobbiamo pianificare allo stesso modo il nuovo anno. Vediamo come si può fare.

Partiamo dal disegno più ampio: la prima cosa su cui vi consiglio di riflettere è il vostro scopo nella vita (o la vostra vision).

Come si fa a trovarlo? Beh ci sono tante tecniche che vengono insegnate. Se cercate in Google ne troverete molte ma in verità si tratta semplicemente di mettersi a tavolino e pensare.

Il tempo per pensare è un lusso che purtroppo molti di noi non si riescono più a concedere. Ma è importante dedicare ogni giorno almeno 15 minuti del nostro tempo a “pensare”. I più grandi imprenditori e professionisti di successo lo sanno e lo fanno assiduamente. A volte si prendono addirittura intere settimane per pensare (vedi le famose think week di Bill Gates).

Per trovare il tuo scopo pensa a quello che più ti piace fare, quello che fai senza sforzo, quello per cui ti sveglieresti volentieri dal letto ogni mattina. E non soffermarti solo sull’ambito lavorativo ma amplia il pensiero a tutte le aree fondamentali: la famiglia, lo spirito, il corpo, la carriera etc…

Per esempio il mio scopo nella vita va a toccare tutti questi aspetti: essere in armonia con la famiglia, un corpo sano, uno spirito forte, un lavoro che aiuti gli altri e ben pagato 😉

Una volta definito lo scopo scrivilo giù in un posto dove tu lo possa rileggere, riaggiustare e migliorare di continuo.

Puoi far scendere più a terra il tuo scopo se scrivi una frase su come intendi perseguirlo, questa sarà la tua mission.

Definisci i tuoi obiettivi

Ora che abbiamo chiaro il nostro scopo possiamo definire degli obiettivi concreti. In questa fase cerchiamo di mettere a terra in nostro progetto. Passeremo poi alla gestione personale per la sua realizzazione.

Ogni obiettivo va definito con la tecnica S.M.A.R.T. Ossia deve essere Specifico, Misurabile, Achievable (raggiungibile), Realistico, Timely (avere una data di scadenza).

Teniamo in mente quindi questi 5 principi e andiamo ad elencare gli obiettivi che vogliamo raggiungere partendo da quelli più ampi, di vita.

Una volta definito quello che vogliamo raggiungere nella vita, sia dal punto di vista professionale che personale, andiamo a spezzettarli in obiettivi di periodo.

Gli obiettivi di periodo sono gli obiettivi che intendiamo raggiungere nelle varie fasce di età della nostra vita. Per esempio: dai 20 ai 30 anni, dai 30 ai 40 anni, dai 40 ai 50 anni, dai 60 ai 100 anni…etc

Una volta che abbiamo una divisione degli obiettivi in queste fasce possiamo ulteriormente dividerli in quinquenni, ossia in periodi di 5 anni.

Quindi pensiamo: cosa voglio raggiungere nei prossimi 5 anni?

A questo punto andiamo a dividere gli obiettivi dei prossimi 5 anni in singoli anni. Cosa voglio raggiungere l’anno prossimo?

Siamo arrivati a definire così gli obiettivi del prossimo anno. Ma proseguiamo oltre. Andiamo a spezzettare, se possibile, gli obiettivi mese per mese. Quindi: cosa dovrò fare ogni mese per raggiungere l’obiettivo annuale?

Ci fermiamo qui con gli obiettivi perché per definire cosa dovrai fare durante la settimana dobbiamo passare alla creazione di un’agenda settimanale.

Creare un’agenda personale

Tutti i leader e le persone di successo hanno un’agenda. Se provi a chiamare Robin Sharma (autore de Il Club delle 5 di Mattino, uno dei miei libri preferiti) e gli dici:

<< Ehi! Passo per la tua città domani, sei libero per una partita di golf?>>

Molto probabilmente risponderà di NO, perché è impegnato, le persone di successo hanno dei piani per le loro giornate. Forse se lo chiami con due settimane di anticipo si organizzerà (sempre che giocare a golf con te sia una cosa interessante per lui e per i suoi obiettivi).

Se vuoi raggiungere i tuoi obiettivi anche tu dovresti avere un’agenda. L’agenda ti permette di sapere ogni giorno quello che devi fare per raggiungere i tuoi goal. Quindi inizia a creartene una, digitale o fisica che sia.

Ti do qualche suggerimento per gestire al meglio un’agenda.

Come liberare il proprio tempo

Una delle tecniche migliori per gestire le attività è quella dei 4 quadranti.

Ecco come funziona: elenca tutte le attività che devi fare e dividile in 4 tipologie (4 quadranti):

1. Attività importanti e urgenti;
2. Attività importanti ma non urgenti;
3. Attività non importanti ma urgenti;
4. Attività non importanti e non urgenti.

Ora sappi che la maggior parte delle persone lavora sempre sul quadrante 1 (attività importanti e urgenti) quando invece si dovrebbe concentrare sulle attività del quadrante 2 (importanti ma non urgenti) che sono quelle che ti portano maggiori risultati nel tempo.

Per esempio: se ogni settimana devi mandare via le fatture della tua attività questa è un’attività (1) importante/urgente che devi fare tu. Ma se tu ritagliassi un paio d’ore una settimana per formare un’assistente che invii le fatture al posto tuo ecco che hai fatto un’attività (2) importante/non urgente che ti permette di eliminare in futuro le attività (1) e quindi diventare via via sempre più produttivo.

Sempre nell’insieme 2 rientrano attività quali la scrittura di un libro, la preparazione di una presentazione, giocare con tuoi figli e anche tutti i tuoi obiettivi di vita che hai precedentemente definito.

Come mettere in agenda le attività

Bene ora che abbiamo definito gli insiemi di attività puoi metterle in calendario. Io uso Google Calendar. E divido la giornata in 3 parti: me time, make time e meet time. Ne parlo in questo articolo.

Quindi metti nella prima parte della giornata le attività più importanti per te (quadrante 2). Le mettiamo per prime perché hai più energia la mattina e perché vogliamo essere certi che vengano fatte.

Nella seconda parte della giornata, quella centrale, lascia posto libero per le attività del quadrante 1. Queste non serve metterle per forza in calendario. Tanto sono tutte urgenti e da fare appena possibile per cui uso lasciarle in una lista, in ordine di priorità e pescare dall’alto. Il mio calendario è pieno di buchi quindi nella parte centrale perché proprio lì andrò a fare le attività urgenti e importanti.

Infine lascio l’ultima parte della giornata (il pomeriggio) per il meet-time. Ossia per le comunicazioni con il team di lavoro, i clienti etc…

Ogni settimana, consiglio la domenica mattina, prenditi il tempo per pianificare l’intera settimana e ricorda che le attività (2) sono le più importanti e quelle che hai scelto di completare nella settimana vanno completate! Non procrastinare.

Conclusione

Abbiamo visto una metodolgia base per passare dalla tua vision più grande alla sua realizzazione pratica.

Ovviamente la strategia può essere arricchita da diverse tecniche che ti possono permettere di raggiungere più velocemente i tuoi obiettivi.

Se vuoi approfondire la tua organizzazione personale ti consiglio il mio percorso di consulenza privato “Personal Management System“.

Si tratta di un sistema testato per definire, pianificare e realizzare i tuoi progetti personali. Puoi chiedere informazioni contattandomi DA QUI.

Alla prossima.

Luca Faccin