The 7 Habits of Highly Effective People – #3 Dai la precedenza alle priorità

Sto leggendo “The 7 Habits of Highly Effective People” di Stephen Covey e riporto nei seguenti articoli alcuni miei appunti.

le 7 regole per avere successo

Con la regola numero tre entriamo nel campo del management. Abbiamo già capito con la regola numero uno che noi siamo i direttori dell’orchestra, con la regola due ci siamo dati degli obiettivi da leader, ora con la regola tre vediamo come raggiungere questi obiettivi.

Regola numero #3: Dai la precedenza alle priorità

  • Dopo aver deciso cosa fare…dobbiamo farlo e la regola numero #3 ci insegna come;
  • Il principio base di ogni forma di Time Management è dare priorità alle attività. Saper dare la giusta priorità alle cose è una delle caratteristiche che accomunano le persone di successo;
  • Le cose che contano di più non devono mai essere alla mercé delle cose che contano meno;
  • Anche se non sei entusiasta di farlo, se tu hai deciso che é una cosa importante da fare va fatta, con determinazione.

I 4 quadranti delle priorità

La seguente matrice ci aiuta a classificare tutte le nostre attività per definirne la vera priorità:

UrgenteNon Urgente
Importante
Attività urgenti e Importanti:
crisi,
scadenze,
problemi pressanti.

Attività Non urgenti ma Importanti:
Investimenti,
crescita,
opportunità.
Non Importante
Attività Urgenti ma Non Importanti:
Interruzioni,
telefonate,
email,
chat.

Attività Non urgenti e Non importanti:
TV,
email,
alcuni meeting.
  • Bisogna concentrarci sulle cose importanti, non quelle urgenti;
  • Se dedichiamo tutto il nostro tempo al quadrante 1° diventerà sempre più grande sommergendoci di impegni senza mai venirne a capo;
  • Persone che vivono in costante crisi sono al 90% sul 1° quadrante e 10% sul 4° quadrante;
  • Le persone irresponsabili sono sempre nel 3° e 4° quadrante;
  • Le persone efficaci non sono mai nel 3° e 4° quadrante. E passano più tempo nel 2° che nel 1° quadrante;
  • Le persone efficaci sono impegnate sulle opportunità e fanno morire di fame i problemi;
  • Concentrati sulle attività del 2° quadrante, quelle a elevato valore aggiunto;
  • Dovresti fare più 2° che 1° quadrante…e il 3° e 4° solo se avanzi tempo;
  • Impara a dire NO ad attività del 3° e 4° quadrante;
  • Il modo in cui passate il vostro tempo é il risultato del modo in cui vedete le vostre priorità;
  • Se le priorità discendono da principi corretti vedrete il quadrante 2° come entusiasmante e naturale dove passare il vostro tempo.

Tecnica di Time Management

  • Usa una programmazione settimanale, non giornaliera;
  • Pensa in termini di efficacia non di efficienza;
  • Non sacrificare le persone per rispettare il programma.

Pensa agli obiettivi di lungo periodo ed attività del tuo quadrante 2°, quindi inseriscile all’interno della tua programmazione settimanale.

Lascia spazio abbondante tra le attività perchè in quegli spazi inserirai di giorno in giorno le attività urgenti e importanti. Le attività pianificate del quadrante 2° vanno fatte nella settimana.

La Delega

  • Delega significa crescita, sia per le persone che per le organizzazioni;
  • Management significa essenzialmente muovere il fulcro e la chiave del management efficace é la delega.

Ci sono due tipi di delega:

  • Delega operativa: focalizzata sui metodi, dai tutti i dettagli e controlli minuziosamente il delegato, non deleghi la responsabilità;
  • Delega di responsabilità: focalizzata sui risultati, dai responsabilità, i metodi li sceglie il delegato.

Per la delega di responsabilità: definisci bene i risultati, dai linee guida, avvisa dei pericoli, definisci le risorse, definisci i criteri di valutazione, definisci le conseguenze.

Dato un elenco di attività del quadrante 1° bisogna fare tutto il possibile, lavorando proattivamente e con creativitá, per trasformarle in attività del quadrante 2°.

Per esempio facendoti queste domande: é possibile delegare questa attività? Istruire qualcuno che nel tempo possa farla? Come posso fare in modo che questa attività non ritorni nel futuro? Come posso risolvere questo problema cronico con modi del 2° quadrante?

Prossimo capilo Intro al successo pubblico.

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