Smart working: i 5 segreti per un Team Remoto ad alta produttività

Smart Working e Gestione di Team Remoti, come vincere le nuove sfide dell’economia post-Coronavirus

La crisi da Coronavirus ci ha obbligati ad un isolamento sociale senza precedenti. Ma ci ha anche dato modo di sperimentare nuove forme di collaborazione.

Sono molte le aziende che volenti o nolenti hanno sperimentato per la prima volta lo smart working con i loro dipendenti. Ma come sono andati questi test?

Se da una parte i collaboratori hanno potuto apprezzare la comodità di lavorare da casa dall’altra hanno incontrato le prime difficoltà di comunicazione. 

Se da una parte le aziende hanno sperimentato come può essere possibile una collaborazione da remoto dall’altra hanno avuto prova di quanto possa essere difficile tracciare i progressi e mantenere la coordinazione del team.

Insomma l’emergenza Coronavirus ha dimostrato la validità dello strumento smart working, ma ha anche evidenziato il ritardo sul tema di molte aziende che si sono dovute fermare per non aver investito prima sulla gestione di team remoti. (Se ti interessa l’argomento digitalizzazione di impresa ne ho parlato anche in questo articolo: https://lucafaccin.it/le-mie-5s-per-digitalizzare-un-impresa)

Nella gestione del mio team 100% remoto, in PerformancePPC, ho accumulato molta esperienza in questi ultimi anni, abbiamo sbagliato più volte e provato varie strade finchè siamo riusciti a trovare la forma di collaborazione più efficace.

Ho distillato in 5 principi fondamentali quello che non può mancare in un team di lavoro remoto ad alta produttività. In questo articolo te li presenterò e ti spiegherò come applicarli.

Prima di partire, un’informazione importante: se vuoi formarti per diventare un Remote Project Manager o vuoi imparare a gestire il tuo team di lavoro da remoto ti interesserà di certo il video-corso Remote Project Management.

Da questo link puoi scaricare in anteprima 2 lezioni gratuite:

Ora andiamo a vedere una cosa molto importante: il nuovo paradigma della “responsabilità distribuita”.

Un nuovo paradigma: la responsabilità distribuita

La tecnologia oggi permette cambiamenti profondi nell’organizzazione aziendale, rendendo possibili forme di collaborazione da remoto, che se ben applicate aumentano la produttività e l’efficienza organizzativa.

Ma le persone sono pronte a questo nuovo tipo di approccio al lavoro?

Per poter lavorare efficacemente da remoto è necessario conoscere le giuste metodologie di lavoro, avere i giusti strumenti e la giusta mentalità.

Gestire un team remoto non significa infatti trasferire la stessa organizzazione che si aveva in ufficio nell’ambiente di casa.

Serve un cambio di paradigma, è fondamentale che i membri del team di lavoro si sentano partecipi e motivati a raggiungere i risultati aziendali portando il proprio contributo.

Si dovrà passare infatti da un’organizzazione gerarchica rigida, tipica dell’ufficio aziendale, ad una nuova forma organizzativa dove la responsabilità è distribuita nel team.

Questo è lo smartworks e in questo articolo voglio spiegarti quali sono i 5 pilastri che non possono mancare nella corretta gestione di un team di lavoro remoto ad alta produttività.

Aspetti positivi di un team di lavoro a distanza

Vediamo quali sono i vantaggi del “remote work“.

Primo tra tutti la libertà di organizzazione personale che da modo al collaboratore di gestire meglio il rapporto vita privata-lavoro. Questo gli permette di lavorare nelle ore in cui si sente più produttivo. A tutto vantaggio della stessa produttività aziendale.

I costi aziendali fissi per gli uffici come l’affitto, l’arredo e i vari materiali si possono ridurre come si ridurranno le spese per gli spostamenti e l’inquinamento derivante da questi.

Non sto dicendo che spariranno tutti gli uffici, alcuni lavori dovranno continuare in sede fisica come sarà possibile che alcune aziende decidano di lasciare scegliere ai collaboratori se lavorare da casa o dalla sede aziendale che a questo punto potrebbe essere trasformata in uno stimolante coworking dove le persone si incontrano anche per piacere.

Questa è la vision che abbiamo davanti: un futuro del mondo del lavoro più sostenibile e a misura d’uomo.

La sfida del lavoro a distanza

Se siete abituati a gestire team in un ufficio confusionario gestire un team remoto vi sembrerà, almeno inizialmente, un sogno!

Il team lavora quando si sente più produttivo e quando ha meno distrazioni. Questo può essere un bene ma anche un male.

Il team infatti potrebbe essere attivo a diversi orari del giorno e questo potrebbe rendere difficile per esempio schedulare call o fare lavori in coordinata.

Inoltre diventa complicato avere una comunicazione efficace se non si scelgono i giusti strumenti.

Altra difficoltà può essere l’assegnazione di obiettivi e il monitoraggio dei lavori in corso.

Tutti problemi che possiamo risolvere e superare con i 5 pilastri del remote work che andiamo adesso a vedere.

I 5 pilastri per un team remote work ad alta produttività

Non importa quale sia il tuo settore, quale sia il tuo team, che tipo di progetto hai o a che tipo di l’attività stai lavorando, in ogni caso avrai bisogno di questi 5 pilastri per creare e gestire efficacemente il tuo team di collaborazione remoto:

• Giusti ingredienti
• Infrastruttura formale
• Infrastruttura informale
• Coordinazione
• Obiettivi

Vediamoli di seguito uno ad uno.

Giusti ingredienti

Per “ingredienti” intendo i collaboratori del team. I professionisti che prendono parte al team di progetto in modalità smartworks.

Per “giusti” intendo che le persone devono essere adatte a prendere parte ad un team di lavoro remoto e se non lo sono vanno educate allo scopo.

Se da una parte ai collaboratori sono richieste le capacità tecniche per svolgere la loro mansione dall’altra devono avere anche delle così dette soft-skill.

Le soft-skill per la collaborazione in remoto sono ad esempio: l’autodisciplina, la responsabilità verso il lavoro che viene svolto e verso l’azienda, la disponibilità al dialogo e alla collaborazione in team.

Gli ingredienti di partenza sono fondamentali per creare un team di successo. Diventa quindi importante selezionare il giusto team con questionari adatti o formare il team di lavoro per passare allo smart working.

Infrastruttura formale

L’infrastuttura formale è l’insieme di processi, regole e strumenti tecnologici che assicurano efficacia e ripetibilità dei risultati nel remote work.

L’azienda ha la responsabilità di metterla in piedi ed assicurarla. Spetta però al team remoto mantenerla e rispettarla.

Si tratta infatti degli strumenti e delle procedure che il team utilizza e che regolamentano il “come” vengono fatte le cose. 

Per esempio per gestire i progetti utilizziamo Trello. Per la comunicazione Skype o Telegram, per documenti e procedure Google Drive.

Per gestire un nuovo cliente faremo questa, questa e questa attività. Per creare un nuovo documento faremo X, Y e Z.

In pratica qui è celato il know-how dell’azienda, ossia come si fanno le cose.

Infrastruttura informale

L’infrastruttura informale serve per instaurare connessioni, anche extra-lavoro, tra i membri del team in smart work e aumentarne l’affiatamento.

Il coinvolgimento e la motivazione dei membri sono infatti aspetti fondamentali nella collaborazione da remoto.

Una buona infrastruttura informale comprende ad esempio svaghi, giochi, un ambiente ludico dove il team possa condividere esperienze divertenti o ricreative (anche virtuale). La condivisione di esperienze extra lavoro permette di creare relazioni più profonde tra i membri.

Un esempio: in PerformancePPC la mattina prendiamo il caffè insieme, anche se siamo a migliaia di chilometri di distanza, ognuno dalla propria casa, in un una stanza virtuale dove siamo tutti connessi ci raccontiamo i fatti del weekend passato. Utilizziamo Whereby, un software gratuito.

Coordinazione

La coordinazione in un team di lavoro remoto garantisce che tutti stiano spingendo nella stessa direzione e con lo stesso sforzo.

La coordinazione è uno degli aspetti più importanti nella gestione di un team remoto, ed è responsabilità del remote project manager garantirla.

Quando c’è coordinazione tutti sanno che cosa bisogna fare, quali sono le priorità e chi fa cosa.

La coordinazione del team in smart work viene assicurata dalle tecniche di project management, in particolare le metodologie “Agile” si adattano benissimo a questa modalità di lavoro.

Il ciclo Agile si può semplificare estremamente in 3 fasi:

• Pianificazione
• Azione
• Misurazione

La pianificazione Agile prevede l’identificazione delle singole attività da realizzare e il riordino in ordine di priorità. (A proposito di priorità ne ho parlato anche in questo articolo: https://lucafaccin.it/prima-le-cose-piu-importanti)

Le attività vengono descritte all’interno di cartellini (nel nostro caso virtuali). Ricordando la legge di Pareto dell’80/20 andremo a realizzare per prime le attività più importanti.

Organizzeremo una bacheca di progetto divisa in colonne: da fare, stiamo facendo, fatto. Andremo quindi a spostare le attività all’interno di queste colonne man mano che il processo di realizzazione procede.

Questo sistema, per quanto semplice è in realtà molto potente perchè da modo a tutto il team di essere aggiornato in un solo colpo d’occhio sul che cosa c’è da fare, chi sta facendo cosa e quali siano le priorità.

Questo crea un grande vantaggio in termini di chiarezza e produttività per tutto il team virtuale.

Obiettivi

Ultima ma non meno importante è la definizione e la condivisione degli obiettivi.

Anche qui una particolarità in più nello smartworks: è consigliabile che gli obiettivi aziendali siano in linea con gli obiettivi personali dei membri del team, questo per assicurare la motivazione e la responsabilità personale necessari.

In particolare gli obiettivi è bene che siano chiari, trasparenti e condivisi. Per usare un famoso acronimo devono essere S.M.A.R.T. ossia:

• Specific (specifico)
• Measurable (misurabile)
• Achievable (raggiungibile)
• Realistic (realistico)
• Timely (fattibile nel tempo previsto)

Noi usiamo mettere sempre chiari gli obiettivi all’interno delle schede attività. Saranno poi su questi che si misurerà il lavoro delle persone più che sulle ore svolte.

L’importanza della corretta organizzazione

Abbiamo visto come gestire un team di lavoro remoto possa essere alquanto differente dal modo di organizzare un team in presenza fisica.

Serviranno come abbiamo detto delle metodologie, degli strumenti e la giusta mentalità. 

Per questo sarà importante, per le aziende che non lo hanno ancora fatto, formarsi ed acquisire le competenze necessarie per gestire team di smart worker.

Le possibilità sono quelle di fare vari tentativi, provando e sbagliando, oppure seguire le linee guida di chi ci è già passato e lavora 100% in remoto da anni.

Le informazioni e le risorse oggi sono distribuite ed accessibili a tutti. Quello che farà sempre più la differenza in termini di competitività aziendale sarà la capacità di attirare e gestire efficacemente un team di lavoro remoto.

Ma chi sono io per parlare di Smart Work e Remote work?

Tutti ora parlano di Smart working e Remote project management ma chi può parlare per esperienza reale di anni?

Sono digital project manager ufficiale dal 2017 e mi sono sempre trovato a lavorare con team completamente, o in parte remoti. Nel 2018 sono diventato consulente libero professionista.

Ho co-fondato con mio fratello PerformancePPC, un’azienda di digital marketing. Siamo partiti fin dall’inizio con il principio di azienda liquida, quindi con team di lavoro 100% remoto.

Questo ci ha permesso di fare diversa esperienza, anche sbagliando più volte ma imparando da questi errori.

So come si fa, so quali sono le difficoltà, so come ci si sente quando tutto sembra fuori controllo e nessuno sa chi sta facendo cosa o quante cose ci siano da fare.

Per questo abbiamo messo in piedi un sistema di gestione team remoti che noi chiamiamo “Metodo Performance” e che applico nelle mie consulenze di “Remote Project Manager” alle aziende.

Ecco una testimonianza di Gabriele Viale. Azienda internazionale di organizzazione eventi sportivi con team sparso in tutto il mondo.

Visto il periodo di forte bisogno delle aziende sul fronte gestione progetti da remoto ho pensato di “impacchettare” le mie esperienze in un video-corso fruibile online che ti possa portare dal punto:

• A: non so come gestire un team di lavoro remoto, non so che strumenti utilizzare, abbiamo difficoltà di comunicazione, non conosco la metodologia migliore di project management…

Al punto:

• B: abbiamo una metodologia chiara e degli strumenti rodati che sappiamo utilizzare in maniera efficace. Tutti sanno cosa c’è da fare, come lo si fa e chi fa cosa.

I team possono lavorare ad altissime performance da remoto ma bisogna saper come organizzarli.

Se vuoi saperne di più sul nostro sistema di gestione team remoti visita questa pagina ed inserisci la tua email per avere 2 lezioni fondamentali Gratuite.

Alla prossima!