Come creare un team remoto in 30 giorni

Oggi lo smart working non è più obbligatorio ma molte aziende hanno deciso di dare la possibilità ai dipendenti di restarci, vedi Facebook, e altre hanno deciso di creare nuovi team remoti.

Sono Luca Faccin, consulente di Remote Management e in questi anni mi sono reso conto che un team di lavoro distribuito porta a dei vantaggi importanti sia per l’azienda e che per i lavoratori.

Per l’organizzazione infatti si tratta di avere accesso a talenti da tutto il mondo, liberandosi dai vincoli di luogo e di tempo della propria città. Oltre a ciò si riducono le spese fisse e si aumenta la produttività.

Per il lavoratore il vantaggio corrispettivo è di poter lavorare per moltissime aziende in tutto il mondo, oltre che avere una maggiore flessibilità nel bilanciamento vita-lavoro.

Così molte attività stanno pensando di creare nuovi team di lavoro da remoto e lo vogliono fare in fretta!

L’altro giorno leggevo online un curioso articolo in inglese su come creare un team remoto distribuito in 30 giorni.

Mi sembrava un argomento molto interessante per cui l’ho studiato, l’ho integrato con la nostra esperienza diretta in PerformancePPC e ho creato il modello italiano per creare un team remoto in 30 giorni!

Alcuni dati interessanti

Alcuni dati sullo smart working dalla fonte smallbizgenius.net:

• L’86% degli impiegati sono meno stressati da quando lavorano in smart working;
• Il 69% dei millenials vuole continuare a lavorare da remoto;
• Il 73% dei reparti aziendali potrebbe lavorare da remoto entro il 2028.

Certo un team localizzato ha molti vantaggi: le persone sono più vicine e coinvolte (e anche più facili da controllare). Ma ricordo sempre che lavorare in smart working non significa lavorare per forza da casa, significa lavorare da dove si vuole: da casa, dal parco, dal co-working o anche si…dall’ufficio quando ti va!

Ma quali sono invece i problemi di un team remoto e distribuito? Elenco qui di seguito quelli principali:

• Scambiarsi efficacemente le informazioni;
• Fiducia che le persone lavorino in autonomia;
• Riuscire a lavorare senza il micro-management (tipico dell’ufficio);
• Riuscire a registrare tutti i dettagli dei progetti e delle attività;
• Mantenere e incoraggiare la motivazione del team.

Vediamo di seguito come si possono risolvere questi problemi.

Il remote manager è la “colla” fondamentale

In tutto questo emerge una figura essenziale per un’azienda con team di lavoro in remoto. Si tratta del Remote Manager, il manager specializzato nella coordinazione delle risorse esterne dell’azienda.

Il remote manager svolge il compito classico del project manager in azienda: registrare le attività che ci sono da fare e assicurarsi che il team le svolga nei tempi previsti.

In più però questa figura professionale ha una approfondita conoscenza di quelli che sono i metodi, gli strumenti e la corretta mentalità per il lavoro di un team remoto.

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Metodologie, strumenti e mentalità

Proprio queste sono le tre aree fondamentali che ogni azienda dovrebbe curare per lavorare efficacemente da remoto.

Le metodologie sono i processi predefiniti che ci permettono di gestire le attività dei vari progetti.

Gli strumenti sono quelli che ci servono per lavorare in remoto e si dividono in: strumenti di gestione, di produzione, di comunicazione e di tracciamento.

Per mentalità si intende il corretto approccio mentale che tutti i collaboratori devono avere per lavorare efficacemente da remoto.

Ma come mettiamo in ordine queste cose se dobbiamo creare un team remoto in 30 giorni?

Leggi il prossimo paragrafo:

Giorni 1-7: infrastruttura

Si parte dall’infrastruttura, ossia gli strumenti che serviranno al nostro team per poter lavorare da remoto in maniera coordinata ed efficace.

Ho già parlato di infrastruttura formale e infrastruttura informale in questo mio articolo che ti consiglio di andare a leggere.

Nei primi 7 giorni di avvio di un team remoto devi preoccuparti di preparare tutti gli strumenti necessari, sia hardware che software.

Se hai un’azienda infatti che intende procurare ai dipendenti tutta l’attrezzatura dovresti comprare dei buoni portatili e strumenti di connessione. Alcune aziende scelgono di dare direttamente al collaboratore un buono di acquisto per l’attrezzatura e lasciare che sia lui a sceglierla. Soluzione interessante se si trova dall’altra parte del mondo.

Per i software noi consigliamo di partire con le 4 categorie citate sopra. Quindi software di gestione, come Trello, Asana, Monday o simili. Strumenti di produzione, come la suite Microsoft 365 o Google (rigorosamente in cloud). Strumenti di comunicazione, come Zoom, Skype, Telegram, Slack o simili. E strumenti di tracciamento quali Toggl per il tempo o Datastudio di Google per i dati.

Importante in questa fase definire anche le nostre metodologie di gestione: i processi interni che ci permettono di gestire i progetti. Potete adottare un metodo waterfall o agile o una via di mezzo tra i due. Su questo vi consiglio di essere flessibili per scegliere quello più adatto a voi nel corso del tempo

Una volta preparati i nostri strumenti e metodologie di gestione del team è il momento di far entrare i collaboratori!

Giorni 7-21: onboarding del team

Lo sentivo sempre dire ma non ci credevo fino in fondo, oggi invece ne ho la certezza: la tua azienda è le persone che ci lavorano.

Potrebbe prendere fuoco il quartier generale di Google ma le stesse persone lo ricostruirebbero presto. Se invece sparissero all’istante tutte le persone che lavorano in Google be…dovresti usare un altro motore di ricerca probabilmente.

Diventa quindi importante selezionare al meglio i nostri collaboratori e poi farli passare per un corretto processo di inserimento, che noi chiamiamo onboarding.

Quello che vedi di seguito è il nostro processo di onboarding interno, che ti consiglio di seguire:

• Definizione degli accordi economici;
• Firma del contratto, NDA (accordo di non divulgazione) etc…
• Condivisione file con procedura di onboarding: registrazione sui software che usiamo, accessi agli account, email aziendale etc…
• Piano di azione (programma a 30-60-90gg per il nuovo collaboratore);
• Cultura aziendale (condivisione della nostro lista di valori aziendali);
• Presentazione al team;
• Assegnazione di un tutor;
• Assegnazione primi semplici task (semplici perchè portati a compimento motivano e coinvolgono il nuovo entrato);
• Inizio della formazione della risorsa (che non si fermerà mai).

Tutti questi sono punti molto importanti e in queste due settimane devono essere svolti al meglio per ogni nuovo collaboratore inserito.

Giorni 21-30: feedback

Nella quarta settimana del nostro processo andremo a raccogliere i feedback. Sia feedback del team che dati raccolti dai nostri sistemi di gestione.

Nel primo caso, con il feedback del team, andremo a sentire le opinioni dei collaboratori sull’organizzazione, su quello che c’è da aggiustare e su quello che funziona bene.

Nel secondo caso andremo a monitorare la lista delle attività fatte, quelle che ancora devono essere completate e quelle che sono in ritardo così da avere un’idea delle prestazioni del nostro team.

Se abbiamo degli obiettivi precisi (come dovrebbe essere) è importante andarli a verificare adesso e se non sono stati raggiunti individuare le cause.

Ricordate in fine di…festeggiare! É il primo mese di collaborazione del vostro team non dimentichiamo di fare gruppo, se si può fisicamente o altrimenti con un aperitivo online!

Conclusioni

Creare un team di lavoro remoto efficace è di certo una nuova grande sfida per tante aziende ma, nonostante in questo articolo abbiamo descritto il processo dei primi 30 giorni, dobbiamo ricordare che è un’attività di miglioramento continuo.

Le aziende dovrebbero lavorare continuamente per migliorare la loro organizzazione giorno dopo giorno rendendo le persone più felici e l’attività più produttiva.

Non fermarti qui quindi ma continua il processo di pianificazione-azione-verifica per fare crescere il tuo team nella nuova economia del lavoro da remoto!

P.S. Sono Luca Faccin, mi occupo di gestione di team remoti da anni e affianco le aziende nello sviluppo del business nel digitale, se hai bisogno di più informazioni mi puoi contattare compilando questo unico form.